Giấy tiêu đề là gì? Tầm quan trọng và thiết kế mẫu in Letterhead

giấy Letterhead

Trong thời đại kỹ thuật số thì đa số các lĩnh vực, ngành nghề đều sử dụng những công cụ như email hay hotline để tư vấn trực tiếp cho khách hàng, vừa thuận tiện vừa nhanh chóng và bảo mật tốt. Nhưng với những văn kiện quan trọng không thể sử dụng email như thư mời, đơn báo giá hay cụ thể hơn là hợp đồng,… thì cần phải sử dụng giấy, cụ thể là giấy tiêu đề. Tuy nhiên khái niệm về letterhead vẫn còn khá xa lạ với nhiều người, sử dụng như thế nào và kích thước chuẩn cho loại giấy này là bao nhiêu? Hãy cùng xem ngay dưới đây nhé.

Giấy tiêu đề là gì?

Giấy tiêu đề (tên tiếng Anh là Letterhead) là giấy chưa một số thông tin, địa chỉ liên hệ của doanh nghiệp, thường dùng trong hợp đồng, báo giá hay các tài liệu quan trọng của công ty.

Letterhead thưởng sử dụng khi doanh nghiệp muốn in hợp đồng giao dịch, in các bảng chào giá sản phẩm hay những thông tin, chính sách mới cho khách hàng, nhân viên. Ngoài ra một số loại hồ sơ như giới thiệu công ty, hồ sơ đấu thầu,… cũng có thể sử dụng giấy tiêu đề để in, nhằm tăng tính chuyên nghiệp cho văn bản của công ty.

Giấy tiêu đề là gì

Giấy tiêu đề (letterhead) cũng là một trong những phần quan trọng trong bộ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của giấy tiêu đề:

Giấy tiêu đề là một phần quan trọng trong chiến lược truyền thông của doanh nghiệp, đặc biệt là những thông tin về hình ảnh của công ty đến đối tác cũng như khách hàng, thông qua thiết kế chuyên nghiệp của giấy letterhead thì khách hàng có thể tin tưởng hơn về dịch vụ/ sản phẩm.

Khi sử dụng với phong bì thư được thiết kế đồng bộ thương hiệu thì giấy tiêu đề sẽ thể hiện được sự kính trọng và chuyên nghiệp của công ty bạn đối với khách hàng, hình ảnh công ty được thể hiện đẹp mắt và chuyên nghiệp, nâng cao giá trị công ty.

Doanh nghiệp cần letterhead để làm gì?

Thông thường thì các công ty sẽ chọn những mẫu tiêu đề thư có sẵn, kích thước letterhead tùy ý để in các thông tin cần thiết, các văn kiện quan trọng của công ty có thể sử dụng loại giấy này. Là một cách đơn giản nhưng tăng hiệu quả marketing đáng kể cho những doanh nghiệp thường xuyên phải in ấn văn bản gửi cho đối tác, khách hàng.

Việc sử dụng letterhead cho các tài liệu quan trọng sẽ giúp doanh nghiệp dể dàng phân biệt với những tài liệu thông thường khác, từ đó dễ dàng tìm kiếm và sắp xếp cũng như giúp người đọc dễ tập trung vào những văn bản quan trọng hơn.

Letterhead sử dụng trong báo giá và giới thiệu sản phẩm sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp, nghiêm túc của công ty, từ đó tạo được sự thiện cảm, đáng tin cậy.

Có thể nói letterhead ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh thương hiệu cũng như sự chuyên nghiệp của công ty trong mắt khách hàng và đối tác, nếu làm tốt thì nó cũng góp một phần vào quy trình xây dựng thương hiệu cho doanh nghiệp, từ đó phát triển và tăng thêm uy tín.

Thiết kế mẫu in giấy tiêu đề

Khi thiết kế letterhead thì bạn cần phải lưu ý một số thông tin cần được thể hiện đầy đủ như: logo, tên, thông tin cơ bản của công ty, đường nét đặc trưng (thường theo bộ nhận diện thương hiệu hoặc có điểm tương đồng với catalogue, brochure của doanh nghiệp).

mẫu in giấy tiêu đề

Các mẫu thiết kế cần phải nhấn mạnh vào tên công ty, kế tiếp là địa chỉ kinh doanh, số điện thoại, email liên hệ khi cần.

Bạn có thể cân nhắc sử dụng logo để thay tên công ty, hoặc sử dụng cả 2 nếu như bạn muốn, quan trọng là đảm bảo cho thiết kế cân đối.

Không có quy định “cứng” cho việc thiết kế giấy tiêu đề, tùy vào ngành nghề cũng như lĩnh vực kinh doanh mà công ty quyết định sẽ thiết kế như thế nào là phù hợp nhất, đảm bảo đúng tiêu chuẩn cơ bản và đồng bộ với thương hiệu.

Dù thiết kế như thế nào nhưng kiểu dáng, màu sắc cũng như logo công ty phải đồng nhất với các mẫu name card, bao thư để tạo điểm nhấn và giúp khách hàng dễ dàng ghi nhớ thương hiệu công ty hơn.

Đối với Font chữ thì nên chọn các loại font chữ dễ đọc, ưu tiên cho các font chữ “có chân” (serif) như Times new roman,… thì sẽ tốt hơn cho giấy tiêu đề.

Lưu ý khi in giấy tiêu đề

Giá trên từng sản phẩm sẽ tỷ lệ nghịch với số lượng in ấn, nghĩa là khi in càng nhiều thì chi phí cho mỗi sản phẩm sẽ càng rẻ, vì vậy doanh nghiệp nên xem xét và cân nhắc kỹ về số lượng trước khi đặt hàng in gia công. Thông thường thì với những doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ in khoảng 2000 – 3000 tờ để sử dụng cho 1 năm.

Lưu ý khi in giấy tiêu đề

Chọn chất liệu và định lượng giấy:

Loại và chất lượng, định lượng của giấy sẽ ảnh hưởng rất lớn đến thành phẩm, thậm chí nếu sử dụng sai loại giấy có thể ảnh hưởng đến tính chuyên nghiệp của letterhead. Bạn nên tìm hiểu về các loại giấy cũng như kích thước giấy phổ biến thường được sử dụng khi in giấy tiêu đề trước khi in.

Thông thường các loại giấy trơn nhẵn sẽ được ưu tiên sử dụng hơn so với những loại khác, bởi điều này giúp cho giấy tiêu đề dễ sử dụng hơn và phù hợp với các loại máy in laser tại văn phòng của công ty.

Khi in letter head trên chất liệu giấy cao cấp thì càng thể hiện tính chuyên nghiệp của công ty đối với từng sản phẩm của công ty.

Kỹ thuật in

Giấy letterhead thường sử dụng kỹ thuật in offset (có thể 2 màu hoặc 4 màu) tùy vào thiết kế của công ty, logo, màu sắc,…

Thường mức chênh lệch giữ thiết kế và bản in hoàn chỉnh sẽ khoảng 10 – 15%, tùy vào chất liệu giấy cũng như kỹ thuật của xưởng in và có thể thay đổi.

Để giảm độ sai lệch tối đa của màu sắc khi in thì cần phải dựa vào kinh nghiệm của đơn vị in, đặc biệt là có kinh nghiệm về độ sai lệch màu sắc khi in trên các chất liệu khác nhau.

Trên đây là một số thông tin mà chúng tôi muốn chia sẻ về giấy tiêu đề (letterhead), nếu bạn đang có nhu cầu muốn thiết kế, in ấn mẫu giấy này cho doanh nghiệp của mình thì có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí, các đơn hàng in nhiều sẽ được miễn phí thiết kế 100%.