Kẹp file là gì? Công dụng và cách thiết kế kẹp hồ sơ đẹp

kẹp hồ sơ

Hiện nay trong các doanh nghiệp thì kẹp file tài liệu được sử dụng rất phổ biến, với công nghệ in ấn hiện nay thì có thể tùy theo nhu cầu sử dụng mà thiết kế kiểu dáng, mẫu mã khác nhau. Nếu bạn muốn thiết kế một kẹp file tài liệu đẹp mắt và chất lượng thì nên tham khảo trước 1 số mẫu. Cùng tìm hiểu kỹ hơn về sản phẩm này nếu bạn chưa biết chúng như thế nào.

Kẹp file là gì?

Kẹp file còn được gọi là kẹp hồ sơ, folder – một dạng túi được thiết kế đặc biệt từ giấy, bìa cứng hoặc nhựa. Kẹp file được sử dụng rộng rãi trong các văn phòng, trường học, công sở để đựng các loại giấy tờ, tài liệu gọn gàng hơn. Đặc biệt với những công ty lớn thì chúng thường được thiết kế riêng để chứa catalogue, tờ rơi, giấy chào hàng hoặc profile công ty,… Mục đích là để giữ giấy tờ gọn gàng, dễ dàng tìm kiếm và bảo quản tốt, dể tìm kiếm.

Kẹp file là gì

Kẹp file tài liệu – dấu ấn doanh nghiệp

Đối với những doanh nghiệp lớn thì kẹp hồ sơ cũng như một phần trong bộ thương hiệu của họ, giúp tạo ấn tượng trong mắt khách hàng. Với những doanh nghiệp đầu tư cho thương hiệu thì kẹp file hồ sơ sẽ được thiết kế riêng vô cũng sáng tạo và đẹp mắt, quan trọng là phù hợp với bộ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp. Khi đó kẹp hồ sơ sẽ trở thành một trong những ấn tượng cho khách hàng, đối tác khi đến tham quan và ký kết hợp đồng tại công ty.

Kẹp file thiết kế riêng sẽ có những thông tin đầy đủ của công ty, sản phẩm, thiết kế sinh động giúp thu hút được sự chú ý từ khách hàng, có thể nói kẹp hồ sơ cũng là một trong những công cụ truyền tải thông tin hiệu quả. Hiện nay thì có rất nhiều doanh nghiệp đã đầu tư để thiết kế kẹp file riêng cho mình, chi phí thiết kế 1 lần và chỉ cần sản xuất hàng loạt để sử dụng dần.

Kích thước phổ biến của kẹp file

Các folder thường được thiết kế theo một kích thước chuẩn để phù hợp với các loại giấy tờ đựng bên trong, thường thì kích thước sẽ tương đương giấy A4, khoảng 23 x 32cm. Đây là kích thước thông dụng nhất, phù hợp cho nhiều loại tài liệu hiện nay tại văn phòng làm việc.

Kích thước của kẹp file

Đa số các thiết kế của folder thường có hình khuôn bế có mép gấp, phân chia thành nhiều ngăn khác nhau để sắp xếp tài liệu một cách khoa học hơn. Ngoài ra thì bạn cũng có thiết kế riêng để có những chức năng phù hợp cho công việc, bên trong kẹp file cũng có thể thêm tai cài để đựng name card.

  • Kích thước kẹp hồ sơ khi gập vào: 23 x 32 cm.
  • Kích thước kẹp hồ sơ khi mở ra: 46 x 32 cm.
  • Tai cài danh thiếp thường dao động từ 7 đến 7.5 cm.

Công dụng của kẹp file

Kẹp hồ sơ có khá nhiều công dụng, với sự phổ biến của nó thì bạn cũng có thể thấy được những giá trị mà nó mang lại, cùng xem những tác dụng không hề nhỏ của kẹp file dưới đây.

Đựng tài liệu

Mục đích lớn nhất khi sản xuất kẹp file chính là để đựng các tài liệu và hồ sơ của doanh nghiệp. Khi sử dụng thì giấy tờ được phân nhóm và bảo quản tốt hơn, ít nhăn, rách giấy tờ. Việc sắp xếp các loại giấy tờ khoa học giúp tìm kiếm nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Quảng bá thương hiệu công ty

Rất nhiều doanh nghiệp quan tâm đến chuyện xây dựng thương hiệu cho riêng mình, mọi ấn phẩm công ty cũng đều thiết kế theo bộ nhận diện thương hiệu đã có, kẹp file cũng không ngoại lệ. Thậm chí với một vật dụng phổ biến như kẹp hồ sơ thì chắc chắn sẽ dễ gây ấn tượng hơn cho khách hàng.

Khi thiết kế bề mặt kẹp file có thể thêm những thông tin cơ bản của công ty, các hình ảnh và biểu tượng để khẳng định thương hiệu của doahh nghiệp, gây ấn tượng mạnh cho những ai nhìn thấy. Ngoài ra thì hồ sơ được sắp xếp ngăn nắp cũng thể hiện bạn đang thật sự coi trọng công việc, làm việc một cách nghiêm túc và chuyên nghiệp.

Kẹp file có thể là ấn phẩm đầu tiên mà khách hàng sẽ nhìn thấy, với những thông tin và thương hiệu có trên kẹp hồ sơ thì khách hàng có thể hiểu hơn về doanh nghiệp. Thiết kế đẹp của kẹp hồ sơ cũng sẽ dễ chiếm được cảm tình của khách hàng.

Công dụng của kẹp file

Nhắn gửi thông điệp

Ngoài thông tin về công ty, sản phẩm và dịch vụ thì kẹp file còn có thể thêm những thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến khách hàng của mình. Đó có thể là những lời cam kết và khẳng định giá trị, uy tín của công ty với khách hàng, giúp người tiêu dùng an tâm hơn khi sử dụng dịch vụ và sản phẩm của doanh nghiệp.

Không chỉ là giá trị hợp đồng mà trước đó, khách hàng thường đánh giá công ty qua thái độ và tính chuyên nghiệp trong công việc.

Trở nên chuyên nghiệp

Thay vì ném một mớ giấy tờ lộn xộn, mỗi lần tìm kiếm thì mất hàng giờ đồng hồ thì với kẹp file, bạn có thể sắp xếp một cách gọn gàng, tìm kiếm nhanh chóng các chứng từ quan trọng. Lúc này bạn sẽ làm việc chuyên nghiệp hơn, khách hàng cũng đánh giá hiệu quả làm việc của công ty cao, hình ảnh của bạn cũng như công ty sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn khi sử dụng những ấn phẩm văn phòng một cách hiệu quả.

Làm sao để có mẫu kẹp file đẹp

Để phát huy tối đa công dụng của một kẹp file được thiết kế cho doanh nghiệp, khi lên ý tưởng thì cần phải chọn những đồ họa phù hợp, bố cục rõ ràng cho kẹp hồ sơ. Không chỉ trông cho đẹp mắt mà còn là để thể hiện thông điệp muốn truyền tải đến khách hàng.

Nếu như bạn đặt thiết kế và sản xuất kẹp file công ty bên ngoài, thông thường các đơn vị in ấn sẽ giúp bạn thiết kế, bạn chỉ cần đưa ra ý tưởng, hình ảnh, nội dung và thông tin doanh nghiệp cho đơn vị phụ trách. Thông thường sẽ có 2 mẫu thiết kế riêng để khách hàng lựa chọn, lúc này chỉ cần chọn mẫu phù hợp hoặc điều chỉnh thêm để có được sản phẩm ứng ý nhất.

làm kẹp file đẹp

Ngoài ra, bạn cũng nên lưu ý một số vấn đề dưới đây để có một kẹp hồ sơ công ty chuyên nghiệp và đẹp mắt:

Nội dung file tài liệu

Yếu tố quan trọng nhất khi thiết kế kẹp file chính là nội dung kèm theo, bạn nên lựa chọn, chắt lọc những nội dung cần thiết nhất, đảm bảo tối giản để vừa đầy đủ thông tin vừa phù hợp với thiết kế chung.

Kẹp hồ sơ của công ty thường sẽ có thiết kế 2 mặt, phía trước thường là logo, thương hiệu, slogan của doanh nghiệp, gây ấn tượng về mặt thương hiệu. Trong khi đó ở mặt sau là những thông tin liên hệ, giới thiệu về doanh nghiệp. Lưu ý là phần giới thiệu cần ngắn gọn để người đọc nắm ý, không nên thể hiện dài dòng khiến người xem bỏ qua.

Đối với những điểm nhấn thương hiệu của doanh nghiệp như logo, tên công ty hay slogan thì nên thiết kế nổi bật ở mặt trước, nhiều doanh nghiệp còn lựa chọn gia công dập nổi để tăng thêm tính thẩm mỹ cũng như gây sự chú ý tốt hơn cho người xem.

Chất liệu giấy in

Chiếu liệu để làm kẹp file cũng rất quan trọng, ảnh hưởng đến chất lượng, một số loại giấy thường được sử dụng để làm kẹp file như couche, bristol, ivory,… Bởi có độ dày cao, định lượng giấy khoảng 250 – 300g, ngoài độ cứng cao thì khả năng chịu nước cũng tốt hơn. Ngoài ra nếu bạn muốn bảo vệ sản phẩm tốt hơn thì có thể gắn thêm 1 lớp bìa nhựa mỏng, trong suốt bên ngoài của kẹp hồ sơ.

Bìa kẹp hồ sơ thường sử dụng kỹ thuật in offset 4 màu, kỹ thuật in hiện đại cho độ bền màu cao và mang lại hình ảnh sắc nét, thông thường chỉ in 2 mặt nhưng bạn cần sự độc đáo thì có thể in 4 mặt. Sau khi hoàn thành quy trình in thì thường sẽ được cán mờ hoặc cán bóng bên ngoài để giúp cho ấn phẩm đẹp mắt hơn, mặt trong có thể không cán nếu bạn muốn tiết kiệm chi phí.

Thiết kế của tai cài

Kẹp file thường được thiết kế tai cài, bởi do nhiều doanh nghiệp thường in card visit cho nhân viên, với kích thước nhỏ thì cần tai cài để đựng card visit. Số lượng tai cài thêm tùy vào nhu cầu sử dụng, thiết kế của tai cài cũng rất đa dạng, phổ biến là hình chữ nhật nhưng nếu bạn muốn đẹp và tinh tế thì có thể thiết kế uốn lượn hơn, hoặc hình tròn,… Tuy nhỏ nhưng sẽ giúp thiết kế của bạn đẹp hơn.

Thông thường thì tai cài hình chữ nhật được sử dụng phổ biến, kiểu thiết kế cơ bản cũng cho chi phí thấp khi in ấn. Vì vậy chi phí có thể thay đổi nếu thay đổi thiết kế, nhưng không quá lớn để bạn phải suy nghĩ nhiều, nếu bạn muốn tạo dấu ấn riêng thì cũng nên đầu tư cho thiết kế của kẹp file cũng như tai cài.

Sáng tạo thêm kiểu dáng

Kiểu kẹp phổ biến nhất là kẹp 2 cánh, với loại này thì khi dùng bạn sẽ gập đôi lại như cuốn sách, gọn nhẹ và thuận tiện. Tuy nhiên bạn có thể sáng tạo nhiều kiểu dáng hơn, bằng cách thay đổi thiết kế thành 3, 4 gập,… Chỉ cần đảm bảo sự thuận tiện và phù hợp.

Bạn có thể sáng tạo hơn cho kẹp file của mình, khoét một cửa sổ gắn nhựa trong suốt để quan sát bên trong, gia công dập nổi để thông tin doanh nghiệp nổi bật hơn. Với thiết kế sáng tạo sẽ giúp người xem có ấn tượng tốt.

Những dạng kẹp hồ sơ phổ biến

Một số loại kẹp file phổ biến mà bạn có thể đã từng thấy qua:

Kẹp file vector

Kẹp hồ sơ vector là loại được sử dụng rất phổ biến, đa số các văn phòng hay công sở đều sử dụng. Loại này thường làm từ bìa giấy cứng, có thể dùng để đựng hồ sơ hay tài liệu với kích thường tương đương A4. Ngoài sử dụng trong doanh nghiệp thì trường học, bệnh viện cũng dễ dàng bắt gặp.

Kẹp file vector

Kẹp vector cũng được sử dụng như một ấn phẩm để thêm phần quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp, tăng thêm tính nhận diện.

Kẹp file trình ký

Từ khoảng năm 2010 đến tay thì loại kẹp file trình ký được sử dụng khá phổ biến, được làm chủ yếu là tự vật liệu nhựa cứng, trọng lượng khá nặng nên không phù hợp để trao đổi tài liệu, hơn nữa giá thành cao cũng là một lý khiến nhiều doanh nghiệp không sử dụng loại kẹp hồ sơ này.

Kẹp file trình ký

Tuy nhiên nếu bạn muốn thể hiện sự sang trọng, cao cấp cho ấn phẩm văn phòng của mình thì có thể sử dụng loại này, hiện nay thì một số vật liệu cao cấp được sử dụng để làm kẹp file trình ký làm tăng thêm tính sang trọng của sản phẩm.

Kẹp hồ sơ rút gáy

Loại kẹp file này khá đơn giản, chi phí thấp nên được sử dụng thường xuyên. Được làm từ nhựa hay bìa trắng mờ. Kẹp file rút gáy thường sử dụng trong các cuộc họp, hội thảo doanh nghiệp,… Ngay cả trong các trường học thì loại này cũng được sử dụng phổ biến do giá rẻ, gọn nhẹ dể dàng mang đi. Tuy nhiên nếu bạn muốn chia tài liệu thành nhiều ngăn thì phải sử dụng giấy phân chia vì thiết kế thông thường sẽ không có sẵn.

Kẹp hồ sơ rút gáy

Kẹp file càng cua

Loại cuối cùng mà chúng tôi muốn giới thiệu đến bạn là kẹp file càng cua, loại này đang ngày càng phổ biến và nhiều người dùng ưa thích, có thể sử dụng để ghim, bảo quản tài liệu và phân loại.

Kẹp file càng cua

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về kẹp file là gì? Những ứng dụng của kẹp hồ sơ cũng như giúp bạn phân loại chúng một cách cơ bản. Hy vọng với những kiến thức trên có thể giúp bạn chọn được loại kẹp file phù hợp hơn.